你的作業流程、他的解決方案

買了一套新系統，是要為了系統改本來的作業流程？
還是要請系統商去改系統，去貼近本來的作業流程？

為了選一個似合自己的筆記型軟體，也花了好幾年的時間。從最早的 Evernote，也試過google keep 、Apple Note、Microsoft OneNote。

後來因為同事的推薦，花錢買了 Bear，一開始非常蠻喜歡，比 Evernote 輕巧、畫面簡潔乾淨、支援 Markdown、自由hashtag。但一年後，我還是棄坑了。

最後決定用的是 DayOne，對，他並不是一個傳統意義上的筆記軟體，而是日記軟體。也就是繞了一圈才發現，原來最適合自己的筆記型 App，原生的定位並不是筆記本。

其實我本來就有用 DayOne 在記錄日記，筆記本APP是用來記錄工作相關的事情，但後來我赫然發現，這是一樣的事，工作也是生活，工作生活、工作生活，都是人生每一天的點滴歷程。

我很喜歡「On This Day」這個功能，當用了 DayOne 五年以上之後，每一天自動跳出過去幾年前的自己，每一天都有驚喜跟驚嚇，驚喜的是「啊，原來這件事已經一年了啊」，驚嚇的是「啊，一年前的自己的，思考真幼稚，真是個傻B」。

當然還有一個小小的考量，就是這樣我就可以少付一個APP的費用 XD。

要知道自己真正需要什麼，才有辦法選對工具。其實....這真是一句廢話。

問題是有時候，我們其實不知道自己需要什麼。

我們以為工具就是來滿足需求的。但你真的知道自己需要的是什麼嗎？

你以為你要的需求，其實是源自於你的生活或工作慣性，但萬一，那個慣性是很值得被改變的呢？

所以有時候一個好工具，他反而是來告訴你需求的，也就是工具會反過來告訴你，更好的工作方法是什麼，或更有效率的做法是什麼？

一個好的生產力工具，背後都會有一個設計哲學，也就是有對整個工作流程是有一個假設，在這個假設下設計做出工具的。例如很有名的「子彈筆記法」，是一個完整的「做筆記的框架」，因此也有一些筆記型APP，以這個框架來設計筆記型APP，如果你不理解這個框架，當然就不覺得這種APP好用。

所以用力用一個工具，透過用他的過程中，逐漸體會工具設計者背後的想法，如果到最後會用起來有「啊哈」「原來是這樣」的感覺，那大概就對了。

所以我會很用力的去使用好幾個相似的App，才能搞清楚自己真正的需求是什麼，才最後決定留下來那一個App。

一個工具型的App會改變你的工作方式、改變每日作息、改變生活習慣，花時間選一個最適合自己的App我覺得很值得。

所以，

買了一套新系統，是要為了系統改本來的作業流程？
還是要請系統商去改系統，去貼近本來的作業流程？

如果你找的是某種「解決方案」，可能需要更多了解這個解決方案背後的設計想法。

所謂的「解決方案」，就是用系統的方式，來提出解決問題的想法，所以不同的解決方案，有時候不只是功能規格不同，其實重點是他們背後設計的想法不同。

而所謂的所謂的「客制專案」，就是找一個外包，來滿足需求方提出的規格，要解決的問題只有一個， 就是把需求方要的功能規格做出來，而且最好又快又好又便宜。

「解決方案」通常是自帶想法的、「客制專案」通常只有做法，想法是組織自己提供的。

買一套新系統，讓新系統去貼近本來的作業流程，就是把原來的SOP更加的效率化。

但萬一，有沒有可能本來的SOP是有問題的呢？用新系統去效率化一個原本有問題的舊流程，只是更加速放大了問題。

SOP是一個手段，SOP跑久了，常常會忘了初衷，當初設下這個SOP的原始目的是什麼呢？新系統有沒有可能，反而更可能達成當初的目的呢？只是可能SOP會與本來的組織不同。

也就是說，如果真的想要找一套「解決方案」，應該要去嘗試理解這個解決方案之後的設計想法，有沒有可能這個解決方案背後的框架，更可以改善組織的運作方式，達成原本要找一個解決方案的原始目標呢？

當然如果你發現某些「解決方案」，最終其實沒有什麼設計想法，那又是另外一個故事了。