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你的作業流程、他的解決方案

我們現有的作業流程,真的是最好的嗎?同樣的問題,是不是有更好的解決方案?「解決方案」通常是自帶想法的、「客制專案」通常只有做法,想法是組織自己提供的。

Happy Lee 李昆謀
Happy Lee 李昆謀

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買了一套新系統,是要為了系統改本來的作業流程?
還是要請系統商去改系統,去貼近本來的作業流程?

為了選一個似合自己的筆記型軟體,也花了好幾年的時間。從最早的 Evernote,也試過google keep 、Apple Note、Microsoft OneNote。

後來因為同事的推薦,花錢買了 Bear,一開始非常蠻喜歡,比 Evernote 輕巧、畫面簡潔乾淨、支援 Markdown、自由hashtag。但一年後,我還是棄坑了。

最後決定用的是 DayOne,對,他並不是一個傳統意義上的筆記軟體,而是日記軟體。也就是繞了一圈才發現,原來最適合自己的筆記型 App,原生的定位並不是筆記本。

其實我本來就有用 DayOne 在記錄日記,筆記本APP是用來記錄工作相關的事情,但後來我赫然發現,這是一樣的事,工作也是生活,工作生活、工作生活,都是人生每一天的點滴歷程。

我很喜歡「On This Day」這個功能,當用了 DayOne 五年以上之後,每一天自動跳出過去幾年前的自己,每一天都有驚喜跟驚嚇,驚喜的是「啊,原來這件事已經一年了啊」,驚嚇的是「啊,一年前的自己的,思考真幼稚,真是個傻B」。

當然還有一個小小的考量,就是這樣我就可以少付一個APP的費用 XD。


要知道自己真正需要什麼,才有辦法選對工具。其實....這真是一句廢話。

問題是有時候,我們其實不知道自己需要什麼。

我們以為工具就是來滿足需求的。但你真的知道自己需要的是什麼嗎?

你以為你要的需求,其實是源自於你的生活或工作慣性,但萬一,那個慣性是很值得被改變的呢?

所以有時候一個好工具,他反而是來告訴你需求的,也就是工具會反過來告訴你,更好的工作方法是什麼,或更有效率的做法是什麼?

一個好的生產力工具,背後都會有一個設計哲學,也就是有對整個工作流程是有一個假設,在這個假設下設計做出工具的。例如很有名的「子彈筆記法」,是一個完整的「做筆記的框架」,因此也有一些筆記型APP,以這個框架來設計筆記型APP,如果你不理解這個框架,當然就不覺得這種APP好用。

所以用力用一個工具,透過用他的過程中,逐漸體會工具設計者背後的想法,如果到最後會用起來有「啊哈」「原來是這樣」的感覺,那大概就對了。

所以我會很用力的去使用好幾個相似的App,才能搞清楚自己真正的需求是什麼,才最後決定留下來那一個App。

一個工具型的App會改變你的工作方式、改變每日作息、改變生活習慣,花時間選一個最適合自己的App我覺得很值得。


所以,

買了一套新系統,是要為了系統改本來的作業流程?
還是要請系統商去改系統,去貼近本來的作業流程?

如果你找的是某種「解決方案」,可能需要更多了解這個解決方案背後的設計想法。

所謂的「解決方案」,就是用系統的方式,來提出解決問題的想法,所以不同的解決方案,有時候不只是功能規格不同,其實重點是他們背後設計的想法不同。

而所謂的所謂的「客制專案」,就是找一個外包,來滿足需求方提出的規格,要解決的問題只有一個, 就是把需求方要的功能規格做出來,而且最好又快又好又便宜。

「解決方案」通常是自帶想法的、「客制專案」通常只有做法,想法是組織自己提供的。

買一套新系統,讓新系統去貼近本來的作業流程,就是把原來的SOP更加的效率化。

但萬一,有沒有可能本來的SOP是有問題的呢?用新系統去效率化一個原本有問題的舊流程,只是更加速放大了問題。

SOP是一個手段,SOP跑久了,常常會忘了初衷,當初設下這個SOP的原始目的是什麼呢?新系統有沒有可能,反而更可能達成當初的目的呢?只是可能SOP會與本來的組織不同。

也就是說,如果真的想要找一套「解決方案」,應該要去嘗試理解這個解決方案之後的設計想法,有沒有可能這個解決方案背後的框架,更可以改善組織的運作方式,達成原本要找一個解決方案的原始目標呢?

當然如果你發現某些「解決方案」,最終其實沒有什麼設計想法,那又是另外一個故事了。

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